Depuis les couloirs et les salles de classe de l`enseignement supérieur aux salles de conseil d`entreprises américaines, des lettres de déclaration servent à des fins innombrables dans le domaine de la communication. Comme son nom l`indique, la lettre déclare quelque chose. Il peut également être considérée comme une déclaration de fait, une annonce ou une clarification. Parfois, une question est en litige ou de l`argent ou une réputation est en jeu. Pour une raison quelconque vous écrivez une lettre de déclaration pour votre organisation, adopter un ton raisonnable et logique, maintenir votre concentration et de garder la lettre brève et concise.
Indiquez votre but en écrivant la lettre de déclaration. Par exemple, disons que vous écrivez une lettre de déclaration à vos employés d`annoncer le lancement d`un nouveau produit ou service. Ne perdez pas de temps à se rendre au point: "Je vous écris pour vous annoncer que, après quatre années d`études et de recherches intensives, ABC Vitamin Company lancera un nouveau supplément digestif, appelé Quell, le 17 Février."
Fournir d`autres détails pertinents de la déclaration. Dans cet exemple, vous pourriez souhaiter inclure combien le supplément coûtera et où il sera vendu.
Anticiper les besoins de votre public - dans ce cas, vos employés. Ils voudront savoir comment la déclaration - le lancement du produit - les affecte. Plutôt que de enliser votre lettre avec des détails, vous voudrez peut-être convoquer une réunion pour dévoiler le produit et répondre aux questions. Fournir l`heure et la date d`une telle réunion dans votre lettre, et indiquer si la participation est facultative ou obligatoire.
Fermez votre lettre de déclaration sur une note adroite, en tenant compte de votre culture d`entreprise et la dynamique actuelle. Vous voudrez peut-être pointer vers l`avant, en fournissant une prévision de ce que la déclaration - le lancement du produit - pourrait signifier pour votre entreprise. Vous pouvez émettre un appel à l`action, ou les étapes que vous attendez employés à prendre en raison de la déclaration. Ou, si vous sentez une résistance à l`horizon, exprimer votre espoir que votre organisation se rassembler pour faire la source de la déclaration d`un succès.
Merci les bénéficiaires pour leur temps. des questions intermédiaires directs à leur superviseur immédiat ou mieux encore, à vous directement, à la bouée un esprit de coopération.
