Pour certaines églises, les membres paient des cotisations. Ces cotisations vont de dix pour cent dîmes qu`ils sont engagés, un programme qu`ils ont signé pour, ou un don distinct pour lequel ils ont promis. Tenir un registre de ces cotisations payées par les membres de l`église permet de rendre compte par l`église. Un registre officiel peut être rapidement rédigé et régulièrement mis à jour par les responsables de l`église en charge de suivi de la participation des membres.
Rédigez une liste de vos membres actuels. Disposer leurs noms par ordre alphabétique. Recueillir des données à partir de toutes les sources nécessaires (les membres eux-mêmes et les registres paroissiaux existants), en indiquant leurs noms de famille et les coordonnées.
Ouvrez un logiciel d`ordinateur, programme en ligne (comme Microsoft Excel, Google Spreadsheets, ou Lotus), ou un ordinateur portable sur papier pour créer une feuille de calcul. Faire des colonnes pour chacune des catégories suivantes: Nom du membre (dernier et le premier), adresse de membre, membre numéro de téléphone, membre adresse e-mail, les cotisations versées à ce jour, les cotisations dues, et les membres debout (actif ou inactif). Notez la date sur chaque entrée, ce qui rend un produit identique - mais séparément - feuille pour chaque mois.
Remplissez la feuille de calcul en fonction des informations sur votre liste et les faits que vous recueillez. Obtenir cette information en communiquant avec les membres eux-mêmes ou en demandant aux membres du personnel d`autres à l`église. Assurez-vous que vos dossiers sont exacts avant d`enregistrer les données et informer les membres de cotisations en circulation. Double-vérifier toutes vos informations en montrant votre feuille de calcul complété à d`autres administrateurs.
Faites des copies de vos dossiers physiques, et sauvegarder des fichiers numériques en ligne, de sorte que vous ne perdez jamais la feuille de calcul d`origine ou le rendre irrécupérables. Entretenez régulièrement la feuille de calcul en fonction de vos informations les plus récentes, et alerter chaque membre rapidement quand ils commencent à tomber en retard sur leurs paiements. Envisager la création d`alertes emails réguliers chaque fois que les délais de paiement sont à proximité afin que les membres se sentent dans la boucle.
