Une église peut décider de purger ses listes de membres pour de nombreuses raisons qui peuvent causer ses rouleaux afin de refléter le nombre de membres inexactes ou circonscription. rouleaux d`adhésion peuvent être remplis par les membres qui assistent à plus l`église, ont déménagé dans une autre église, sont morts ou qui ont pris une décision active ou passive de se retirer de l`adhésion de l`église. Dans la plupart des cas, écrire une lettre (ou plusieurs lettres de formulaire, pour accueillir une variété de situations) est le moyen le plus simple d`informer les membres de leur retrait de la liste des membres.
Énumérer les raisons pour lesquelles votre église sera de retirer les membres de ses rouleaux. Vous aurez besoin d`une lettre différente pour chaque motif de suppression, de notifier les différents membres de la raison précise qu`ils sont retirés des rouleaux. Dans certains cas, vous aurez besoin d`une motion de l`église adoptée sur les raisons spécifiques pour l`enlèvement. Par exemple, toutes les églises voudront supprimer des membres qui se sont éloignés des autres confessionnelles ne fera que vouloir supprimer les membres qui sont morts ou déplacés hors de la zone. Une fois que vous avez une liste, vous pouvez effectivement écrire vos lettres.
Certains recommandent diviser votre liste en catégories, et de procéder très lentement, selon la catégorie moins controversée, à purger la liste des membres. Commencez avec les membres qui ont déménagé ou died- et seulement une fois que vous êtes extrêmement installés dans l`église et beaucoup de temps a passé, supprimer les membres qui ne vivent plus en conformité avec la doctrine de l`église.
Rassemblez les informations de contact nécessaires pour chaque membre. Cela peut être un processus difficile, en particulier pour les membres qui ont déménagé. Les ressources comprennent des recherches sur Internet, demander à d`autres membres qui peuvent encore être en contact avec la personne, et en contact avec les membres de la famille. Essayez d`utiliser un courriel à contacter le membre en personne- ces restent souvent les mêmes, même si d`autres renseignements de contact, comme les numéros de téléphone et des adresses physiques, des changements.
Projet de la lettre type. Adresse à la personne qui est purgé du nominal de l`adhésion si les membres de la famille multiples sont enlevés, répondre à chaque personne par son nom alors l`intention est claire. Exprimez votre regret d`avoir à prendre des mesures, puis expliquer pourquoi l`action est prise. Si un règlement de l`église a été faite ou mesure adoptée afin de retirer la personne du rouleau d`adhésion, indiquer dans la lettre afin qu`ils comprennent l`action ne soit pas prise à la légère (par exemple, «Le conseil des diacres a jugé que toute personne qui a pas assisté à l`église dans plus de trois ans doivent être retirés des rouleaux »). Prévoir un moyen de suivi, comme le pasteur ou le numéro de secrétaire, si la personne a des questions, et, le cas échéant, les mesures qu`ils peuvent prendre pour éviter d`être enlevés. Conclure avec une expression de l`affection de l`église.
