Si vous voyagez fréquemment pour votre travail - même juste autour de la ville - les dépenses engagées peuvent ajouter rapidement. De nombreuses entreprises remboursent les employés de ces dépenses et même si elles ne le font pas, vous pourriez être en mesure de les déduire de vos impôts. Un moyen facile de suivre votre kilométrage et d`autres coûts liés aux voyages est d`utiliser une feuille de calcul Excel. Pas besoin de démarrer à partir de zéro, comme Excel 2013 fournit des modèles riches en fonctionnalités, vous pouvez commencer à utiliser immédiatement.
Démarrez Excel et sélectionnez la "Fichier" languette. Cliquez "Nouveau," type "kilométrage" dans la zone de recherche et appuyez sur "Entrer." Cliquez sur un modèle pour le prévisualiser et cliquez sur "Créer" d`ouvrir un nouveau classeur avec le modèle que vous souhaitez utiliser. Par exemple, l`élégant "Voyage Expense Report" comprend un registre de kilométrage, ainsi que des colonnes pour d`autres expenses- la "Gas Mileage Log Chart" modèle ajoute une ligne graphique qui affiche votre MPG- et "Voyage Expense Report avec Mileage Log" est une table simplifiée avec des fonctions intégrées pour calculer les frais.
Entrez les détails du voyage. La plupart des modèles de frais de kilométrage fournissent plusieurs colonnes dans lesquelles vous pouvez répertorier des informations utiles, telles que la date, l`emplacement vous avez voyagé vers et depuis, le but du voyage et d`autres détails.
Entrez les lectures d`odomètre dès le début et la fin de votre voyage. La plupart des modèles offrent une colonne pour chacun de ces nombres, le calcul de votre kilométrage pour chaque trajet en fonction de la différence entre les deux valeurs de colonne. En outre, les modèles calculent le total des miles pour la feuille de calcul au bas de la colonne de kilométrage.
Ajouter des champs. Par exemple, si vous voulez suivre les autres frais de déplacement, tels que les repas, les frais d`automobile et d`hébergement, vous pouvez insérer de nouvelles colonnes. droite, cliquez sur la colonne à côté de laquelle vous souhaitez insérer une nouvelle colonne et sélectionnez "Insérer." Excel insère une nouvelle colonne à gauche. Ajouter un en-tête descriptif dans la première cellule de la colonne.
Changer l`apparence de la feuille de calcul. Sélectionnez le "Mise en page" onglet et choisissez un thème différent de couleur ou de police pour changer les couleurs et les polices dans la feuille de calcul. Cliquez sur une cellule dans le tableau pour activer l`onglet Création sous Outils de tableau et sélectionnez un style de tableau différent ou modifier les options de style de table, telles que l`ajout ou la suppression de lignes ou des colonnes bagués.
Calculer les remboursements de kilométrage si le modèle ne le fait pas. Entrez le taux de kilométrage dans une cellule non utilisée sur la feuille de calcul. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez afficher le montant de votre remboursement et cliquez dans la barre de formule. Entrez la formule "= (Cellule contenant kilométrage)(Cellule contenant le taux)" pour calculer le total. Par exemple, si vos miles au total est en E4 et votre taux est en K4, entrant "= E4K4" fournit le produit du nombre total de miles fois taux.
Calculer les autres dépenses, si on le souhaite. Si vous avez ajouté une colonne pour d`autres dépenses, sélectionnez la cellule finale dans cette colonne et cliquez sur "AutoSum" dans le groupe Édition du onglet Accueil. Excel calcule automatiquement les chiffres dans la colonne. En outre, vous pouvez trouver le total de votre remboursement de kilométrage et d`autres dépenses. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez afficher le total et entrez "= SOMME (première cellule, deuxième cellule)" pour calculer votre total.
