Afin de prouver leur fiabilité, de nombreuses entreprises et fournisseurs de services offrent les dispenses d`annulation dans le cas où ils sont incapables de fournir les biens ou services qui ont été contractés d`eux. Cette pratique est la plus répandue dans l`industrie du Voyage, dans laquelle de nombreux services de transport (compagnies aériennes, compagnies ferroviaires, les compagnies de bus) fournissent des dérogations ou des bons pour les clients qui ont été incommodés à cause d`un voyage annulé comme un vol ou de train ou en bus. Rédaction d`une lettre demandant une dérogation d`annulation vous oblige à indiquer le produit ou le service pour lequel vous voulez que la renonciation, ainsi que la preuve de votre droit à cette renonciation.
Tapez votre nom et adresse en haut à droite de la page. Votre nom doit être sur la première ligne, la première ligne de votre adresse (numéro de rue, nom de rue, numéro d`appartement) sur la deuxième ligne, et la deuxième ligne de votre adresse (ville, état, code postal) sur la troisième ligne. Vous pouvez également inclure un numéro de téléphone ou l`adresse e-mail.
Tapez la date de livraison et le nom et l`adresse de l`organisation à partir de laquelle vous demandez une exemption d`annulation sous la dernière ligne de votre adresse, mais sur le côté gauche de la page.
Commencez votre lettre avec une salutation formelle telle que "Cher __:".
Indiquez dans la première ligne de la lettre votre nom et votre produit ou service pour lequel vous demandez une exemption d`annulation. Par exemple, "Mon nom est Bill Jobson, et je demande une dispense d`annulation ou de bon de réduction en récompense de mon voyage d`autobus récemment annulé de Newark, New Jersey à Miami, en Floride."
Détail de votre ou les raisons de demander la levée d`annulation. Si possible, inclure des détails précis sur votre situation. Par exemple, vous pourriez écrire, "Après avoir attendu pendant près de trois heures pour le bus pour arriver, les voyageurs ont été informés que le bus a été réacheminé vers Camden, New Jersey."
Fournir des informations sur la politique de l`entreprise concernant les renonciations d`annulation ou de bons. Bien que les entreprises sont généralement au courant de leurs politiques, ce qui démontre votre connaissance des politiques peut encourager une entreprise à répondre à votre demande en temps opportun. Par exemple, vous pourriez écrire, "Conformément à la section «annulation» de votre contrat de service, il indique que vous allez fournir une «renonciation ou un bon pour un voyage d`annulation dans les 24 heures de l`heure de départ."
Réitérer votre désir d`une renonciation d`annulation, remercier la société pour leur temps et de considération, et fournir des informations de contact dans les dernières lignes de la lettre. Par exemple, vous pourriez écrire, "Je vous remercie de votre temps et de l`examen de cette demande l`annulation de la renonciation. Si nécessaire, un représentant de la compagnie peut me contacter par téléphone au 929-555-4656."
Fermez la lettre avec "Cordialement" ou "Avec respect" et signez votre nom. Imprimer votre nom sous votre signature.
