Si vous êtes pris sur le téléphone avec un collègue ou un client longue haleine, ce qui aurait été un moyen rapide, simple appel téléphonique peut prendre un gros morceau de votre journée. Plutôt que d`essayer d`effectuer plusieurs tâches tout en l`appelant divague, vous devez utiliser certaines techniques de tact pour mettre fin à l`appel le plus rapidement possible sans sacrifier la courtoisie ou au départ de l`étiquette de base. Une fois que vous avez pris soin de l`entreprise à portée de main, vous pouvez faire une sortie gracieuse et polie de l`appel.
Se concentrer sur la question à portée de main. Gardez la conversation centrée sur le but de l`appel et d`éviter la dérive dans la conversation. Si la personne que vous parlez commence à virer au large à un autre sujet, le diriger doucement vers des questions plus pertinentes. Ne pas avoir peur d`être en avant lors de cette opération. Si la personne que vous parlez avec des dérives à un autre sujet, le ramener en disant: "Mais à propos de ..." et de mentionner à nouveau le point principal. Cela vous permettra de l`appelant sait que le sujet à portée de main est la chose la plus importante. A signaler aussi que vous "ne veulent pas prendre trop de son temps." Ceci est une poupe, mais poli, façon de garder un appel téléphonique sur la bonne voie.
Posez des questions fermées afin qu`il n`y ait pas la dérive du sujet principal. Plutôt que de demander ce un bon moment pour rencontrer est, demander, "Est-ce que 10 heures est un bon moment pour rencontrer?" Les questions fermées auront seulement un certain nombre de réponses, deux ou trois au plus, et cela va garder la conversation spécifique du sujet à portée de main.
Résumez l`appel téléphonique pour vous assurer que vous avez pris soin de tout. Réitérer la question et la façon dont il est géré. Un rapide, "Je vais tirer jusqu`à ce que l`information et obtenir un rapport pour vous à la fin de la journée," renforce l`idée que tout a été pris en charge.
Demandez s`il y a autre chose que vous pouvez faire pour aider, ou toute autre question sur le sujet qui doivent être discutées. Encore une fois, le but de renforcer l`appel et ne pas dévier vers d`autres sujets. Utilisez des phrases telles que "Donc, cela résout votre problème avec le rapport de dépenses ?," ou "Y at-il autre chose que je peux inclure dans ce paquet pour vous?" En tant que votre appel atteint sa conclusion, la personne à l`autre bout va probablement admettre que, non, il n`y a rien d`autre sur ce sujet pour discuter.
Merci à l`appelant pour son temps, ou pour appeler (selon qui a lancé l`appel). Laissez-lui savoir que vous le suivi de quelque manière est appropriée à la situation. Utilisez un rapide "Bonne journée" ou "Merci d`avoir appeler" pour terminer l`appel. Évitez les longues adieux au cours de laquelle vous échangez trop de plaisanteries.
Conseils & Avertissements
- Si vous connaissez un collègue particulier a tendance à parler trop longtemps, envoyer un e-mail chaque fois que possible pour résoudre les problèmes ou poser des questions.
