Comment utiliser google docs pour la collaboration

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En tant que programme de traitement de texte, Google Docs rivalise MSWord dans ses fonctionnalités et la facilité d`utilisation. Il est également gratuit et peut être utilisé à partir de tout ordinateur prêt pour Internet par toute personne qui a un compte Google. En outre, le programme fait en temps réel, multi-emplacement collaboration une réalité accessible. Collaborateurs, les propriétaires et les téléspectateurs de documents peuvent économiser temps et argent en utilisant Google Docs pour la collaboration. Lisez la suite pour apprendre à utiliser Google Docs à des fins de collaboration.

Choses que vous devez

  • Compte google

  1. Partage d`un document

  2. 1

    Connectez-vous à votre compte Google Docs et ouvrez le document que vous souhaitez partager avec d`autres utilisateurs. Si vous ne possédez pas encore un document mis en place go to File -gt; Nouveau document pour créer un. Nom et enregistrer le fichier, mais rappelez-vous le nom doit être facilement reconnaissable par tous les collaborateurs. Si vous ne saisissez pas de nom, Google Docs sera automatiquement enregistrer le document en utilisant la première phrase sur la page comme un nom de fichier.

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    Cliquez "Partager" dans le coin supérieur du document. Dans le menu déroulant choisissez "Partager avec d`autres" et entrez une liste de diffusion ou les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager l`accès.

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    Choisissez si vous voulez qu`ils soient en mesure de voir tout le document ou d`apporter des modifications aussi bien, la vérification de la "Les spectateurs" ou "Collaborateurs" boîte en fonction de la réponse, assurez-vous que le "Les invitations peuvent être utilisés par quiconque" case est cochée puis cliquez sur le "Invitez" bouton.

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    Sélectionner "Publier en tant que page Web" du "Partager" menu si vous voulez plus de 200 personnes pour être en mesure d`afficher le document. Cela permettra un accès maximum, mais les téléspectateurs ne sera pas en mesure d`apporter des modifications.

    6. Travailler avec des collaborateurs

    • 1

      Discuter en temps réel des changements avec des collaborateurs. Comme vous modifiez un document ou à l`aide d`une présentation, vous pouvez voir une case grisée sur le bas de l`écran du document avec les noms d`utilisateur sur elle. Cela signifie qu`ils travaillent avec le doc en même temps que vous. Utilisez le "Discuter" onglet pour parler avec eux au sujet de votre travail.

    • 2

      Enquêter collaborateurs dont les noms vous ne reconnaissez pas. Il est possible que l`un de vos utilisateurs invités ont également invité quelqu`un pour partager ce document ou que l`utilisateur a changé son screename depuis l`invitation sortit. En cas de doute, envoyez un email pour confirmer l`identité de l`utilisateur collaborative.

    • 3

      Voir les modifications qu`ils sont faits par d`autres. Google Docs enregistre automatiquement fréquemment, ce qui signifie que vous serez en mesure de voir toutes les révisions qui ont été effectuées dans une minute ou deux du changement. Cliquez sur Fichier - gt; Historique des révisions pour voir toutes les différentes incarnations de votre document.

    • 4

      Retirer collaborateurs en cliquant sur le "Partager" languette. Sélectionner "Partager avec d`autres" et quand vous voyez le "Ce document est actuellement partagé" message, cliquez sur le "X" à côté du nom de l`utilisateur en infraction. Cela permettra d`éliminer son accès au document ou feuille de calcul, mais seulement si vous avez la permission de le faire. Le propriétaire d`un document doit presque toujours avoir cette autorisation.

Conseils & Avertissements

  • Vous pouvez partager plusieurs documents à la fois en allant à votre liste de Google Docs, cochant les cases à côté des noms de feuille de calcul / document et en cliquant sur la "Partager" bouton.
  • Il est pas nécessaire, mais lorsque vous partagez un document, vous pouvez également ajouter un message personnalisé à la notification par courrier électronique qui va à vos collaborateurs.

Ressources

  • Crédit photo Google
Technologie / Moteurs de recherche et répertoires / Google

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