La dernière chose dont vous avez besoin quand vous revenez au bureau après un séjour de détente ou quelques jours occupés sur un voyage d`affaires est une série de courriels de plus en plus agacé par les clients qui ont essayé d`entrer en contact avec vous. Perspectives 2013 vous donne la possibilité de mettre en place une réponse automatique au courrier entrant, de sorte que vous pouvez donner à vos contacts un heads-up que vous n`êtes pas là. Ce n`est pas difficile à faire, mais le processus AutoReply a quelques étapes à suivre, que vous avez besoin de mettre en place un email de modèle, choisissez des règles d`origine et d`activer la fonction.
Cliquez "Accueil" et alors "nouveau courriel" pour configurer votre modèle. Dans le corps de l`e-mail, saisissez le message que vous souhaitez utiliser dans votre réponse automatique.
Cliquez "Fichier" et alors "Enregistrer sous." Nommez votre fichier dans le champ Nom de fichier et sélectionnez "modèle outlook" dans le "Enregistrer sous" zone de type, puis cliquez sur "Sauvegarder."
Clique le "Accueil" onglet et "Règles" puis sélectionnez "Gérer les règles & Alertes." Cliquez "Nouvelle règle" dans la boîte qui ouvre pour démarrer l`Assistant Règles.
Cliquez "Appliquer les règles sur les messages que je reçois" dans le "À partir d`une règle vide" section. Cliquez "Prochain." Vous verrez une série de critères. Si vous voulez envoyer une réponse à tous les e-mails, ne cochez toutes les cases. Cochez les cases si vous voulez limiter les types d`e-mails reçoivent une réponse automatique, puis cliquez sur "Prochain."
Sélectionnez le "Répondre en utilisant un modèle spécifique" option dans la première section de la boîte de dialogue qui apparaît. Clique le "un modèle spécifique" lien dans la section du bas pour ouvrir une boîte de modèle de réponse Select.
Sélectionner "Modèles utilisateur dans le système de fichiers" à partir du menu Rechercher dans. Le modèle créé précédemment doit apparaître dans la fenêtre. Sélectionnez le fichier de modèle et cliquez sur "Ouvrir" pour revenir à l`Assistant. Cliquez "Prochain." Si vous voulez ajouter des exceptions à la règle de AutoReply, les cocher dans la liste et cliquez sur "Prochain" lorsque vous avez terminé.
Donnez votre règle un nom à l`étape 1 et assurez-vous que le "Activez cette règle" bouton est coché à l`étape 2. Dans l`étape 3, examiner la description de la règle et cliquez sur "Terminer."
Conseils & Avertissements
- Il peut être utile d`inclure des détails de contacts alternatifs dans votre e-mail, afin que les gens savent qui contacter si elles ont un problème urgent.
- Vous ne devez pas utiliser ce processus pour mettre en place des réponses automatiques si votre Outlook utilise Microsoft Exchange Server, qui a son propre Out of Office fonctionnalité Répondre.
- Pour savoir si vous utilisez Exchange Server, rendez-vous "Fichier" et cliquez sur "Paramètres du compte." Sur la page Informations sur le compte, cliquez sur "Paramètres du compte" et sélectionnez le "Email" languette. Si Microsoft Exchange est répertorié à côté de votre compte de messagerie, vous l`utilisez.
- Vérifiez que votre réponse fonctionne en vous envoyant un message.
- Ne pas oublier de désactiver la règle quand vous revenez au bureau. Allez à la "Accueil" onglet et cliquez sur "Règles" puis "Gérer les règles et alertes." Sélectionnez le "Règles de messagerie" onglet et décochez la règle pour votre modèle.
- Outlook uniquement peut envoyer des réponses automatiques si elle est en cours d`exécution et de mise en place pour vérifier automatiquement les nouveaux e-mails.
