Google fournit une fonctionnalité appelée Groupes qui permet équipes de projet, les clubs et les classes - ou des personnes au sein de tout autre groupe - de communiquer et de partager des contenus, tels que des documents, des vidéos et des calendriers. Une façon d`utiliser un groupe est de le configurer comme une boîte de réception collaborative. Votre équipe peut utiliser ce compte pour lire et répondre aux messages postés par les membres du groupe ou même des clients. Utilisation des groupes pour les affaires, vous pouvez inclure un nombre illimité de membres et attribuer les responsabilités à des individus.
Allez sur le site de Google Groupes (voir Ressources) et cliquez sur "Créer un groupe." Entrez un nom pour le groupe et tapez l`adresse e-mail que vous souhaitez utiliser, qui prendra fin en "@ Googlegroups.com." Entrez une description du groupe pour les membres à afficher.
Sélectionner "Boîte de réception collaborative" dans la liste déroulante Sélectionnez un type de groupe. Choisissez les types de membres que vous souhaitez autoriser à accéder aux fonctions de la boîte de réception. Choisissez les autorisations de base que vous souhaitez appliquer, par exemple en permettant au public de consulter les sujets ou de permettre à tous les membres du groupe pour poster des messages. Cliquez "Créer," puis "D`accord" pour gérer les paramètres de la boîte de réception.
Clique le "Gérer" lien au bas de la page Sujets. Cliquez "Inviter des membres" dans le volet de gauche pour ouvrir un formulaire email d`invitation. Entrez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez autoriser à utiliser la boîte de réception, tapez un message d`invitation et cliquez sur "Envoyer des invitations."
Sélectionner "Les rôles" dans le volet gauche et cliquez "Les rôles." Choisissez le rôle pour lequel vous souhaitez gérer les paramètres. Ajouter des membres au rôle et sélectionnez les autorisations que vous souhaitez appliquer. Répétez l`opération pour les autres rôles. En fonction des rôles que vous affectez, les membres reçoivent des notifications par leur adresse e-mail principale quand quelqu`un poste un nouveau message.
Conseils & Avertissements
- Pour garder un œil sur une discussion, le favori en cliquant sur l`icône d`étoile, ajoutant ainsi la discussion à la section Suivis dans le menu principal à gauche.
- Les membres du groupe peuvent cliquer sur le "Marquer comme meilleure réponse" bouton sur leurs réponses aux questions préférées ou "Marquer comme terminé" bouton quand un problème est résolu.
- Les dirigeants du groupe ou les propriétaires peuvent afficher les réponses jugées mieux-dessus des autres. Cliquez sur l`icône de vitesse, sélectionnez "Gérer le groupe" et choisissez "Avancée." Cliquez "Personnaliser l`affichage Web" et sélectionnez "Oui" sous Afficher une copie de meilleure réponse ci-dessus Autres réponses.
