Avant de formater tout document de recherche pour un public d`affaires voir si l`organisation pour laquelle vous préparez le document a ses propres lignes directrices spécifiques. Si l`organisation fait, ce schéma de mise en forme doit être suivie tous les autres. Si de telles règles existent, que les règles de mise en forme du rapport d`activité classique être votre guide. experts de communication John V. Thill et Courtland L. Bovee décrivent certaines règles de formatage de base dans leur manuel "Excellence dans la communication d`entreprise."
Divisez le corps du papier dans les titres principaux et des sous-rubriques et étiqueter ces rubriques en conséquence. Définissez l`alignement des titres principaux à "centre" et les taper en majuscules. rubriques de deuxième niveau peuvent être centrés sur la page ainsi, mais seulement la première lettre de chaque mot. rubriques de troisième niveau peuvent être laissés; alignés. Tous les titres doivent être en caractères gras.
Utilisez l`indentation appropriée en fonction de l`espacement. Tiret tous les paragraphes cinq espaces de caractères, soit environ un demi-pouce, si votre papier est double interligne. Si votre papier est simple interligne (comme la plupart des documents de recherche sont), vous pouvez bloquer les paragraphes en laissant une ligne vide entre chaque paragraphe au lieu d`utiliser un tiret.
Définissez les marges à un pouce ou plus. les marges d`un pouce sont standard pour les documents à double interligne. Si votre papier est simple interligne, les marges fixées à 1 ¼- à 1 &inch frac12- sont appropriés. Si vous prévoyez d`attacher votre rapport sur la gauche ou du haut, ajouter un demi-pouce à la marge affectée pour accueillir la liaison.
Compter et numéroter les pages d`introduction de votre document de recherche. Cela inclut la couverture du rapport et des parties superficielles du document comme la table des matières et une déclaration de la direction. Utilisez minuscules en chiffres romains (i, ii, iii ...) et centre les numéros de page dans la marge inférieure. Les numéros de page doivent être omises de la couverture du rapport et la note de service ou une lettre de transmittal- cependant, ces pages doivent encore être inclus dans le compte courant.
Redémarrez le nombre de pages et numéro de la première page du rapport. Aligner le numéro de page dans le centre de la marge inférieure. chiffres arabes Utilisation (1,2,3 ...) pour les numéros de page dans le corps du rapport. Continuer le comptage sur les pages suivantes.
Continuer la numérotation du corps du papier. De la deuxième page sur le nombre lieu de page dans le coin supérieur droit.
Conseils & Avertissements
- Ne pas orner un numéro de page avec des tirets ou des périodes.
