Les agences gouvernementales et des organisations privées utilisent ombudsmans pour régler les différends et les préoccupations au sujet de la bonne conduite des employés et des gestionnaires. Au lieu de mettre l`accent sur la discipline et les sanctions que de nombreux processus de traitement des plaintes réglementaires faire, les médiateurs travaillent avec toutes les parties concernées d`enquêter sur des questions telles que le harcèlement, le népotisme, le favoritisme, les conflits raciaux, violation des politiques et tout considéré comme un manque de respect ou non professionnel, et de travailler à la résolution équitable. Règlement font en sorte que les parties qui cherchent l`aide d`un médiateur peuvent éprouver aucune pénalité ou de représailles. Lorsque l`on cherche l`aide d`un médiateur, un plaignant doit, un compte clair et détaillé de sa question.
Appelez ou envoyez un courriel au bureau de l`ombudsman pour savoir si vous devez remplir les formulaires ou les documents dans le cadre de votre plainte. Certains médiateurs exigent les plaignants à utiliser des formes spécifiques pour leurs lettres. Renseignez-vous aussi sur la production électronique. Beaucoup de grandes institutions, y compris les universités publiques ont des formulaires de plainte en ligne pour un accès facile et un traitement accéléré.
Commencez votre lettre en écrivant votre nom, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail dans le coin supérieur gauche de votre première page. Chaque article doit obtenir sa propre ligne, sauf l`adresse dans laquelle l`adresse de la rue obtient une ligne et le code état, ville et zip obtenir un autre. Au total, vos renseignements personnels devrait former un bloc de cinq lignes.
Inscrivez le nom et le bureau de l`adresse du médiateur deux ou trois lignes vers le bas de la vôtre, mais justifié à gauche. Si le médiateur est situé sur un grand campus, vous pouvez utiliser le nom de l`institution à la place.
Inclure la date de votre lettre de deux lignes ci-dessous l`adresse du destinataire, mais justifié à droite pour aligner sous vos renseignements personnels. Écrivez le mois complet, jour et année.
Insérez une salutation deux lignes vers le bas à partir de la date, mais cette fois justifié à gauche. Utilisez un titre propre suivi du nom complet de l`ombudsman. Les titres peuvent inclure M., Mme, Mme, Dr ou médiateur.
Commencez votre paragraphe d`introduction de deux lignes ci-dessous votre salutation. Immédiatement expliquer la raison de votre lettre afin que l`ombudsman comprend la question centrale. Les exemples pourraient être: «Je vous écris parce que j`ai récemment été harcelée sexuellement par un collègue de travail» ou «Je sens que je suis la victime de préjugés raciaux." Alors que la colère est naturelle dans certaines situations et que vous voulez être clair au sujet de votre question, ne prenez pas un ton accusateur. Après tout, l`ombudsman est là pour aider et devrait recevoir une lettre respectueuse.
Donnez un compte rendu détaillé, factuel des incidents et des événements qui ont conduit à votre plainte. Inclure les noms, les dates, les heures, les témoins, les participants, les lieux et les commentaires. Laissez toute commérages ou par ouï-dire. Le médiateur ne peut travailler qu`avec des faits. Vos sentiments sur les actions et les conversations peuvent être valides et important, surtout si vous avez été dégradé, avili ou rabaissé. Cependant, éviter de partager des pensées et des sentiments personnels sur les autres. Par exemple, "j`ai toujours soupçonné qu`elle était un menteur,» ou «Je ne ai jamais aimé la façon dont il a parlé à sa petite amie au téléphone," ou "j`entendu dire qu`il dormait autour," ne sont pas pertinents pour le médiateur et peut, en fait, , contre vous.
Enveloppez votre lettre en laissant l`ombudsman savoir comment votre voulez qu`elle vous aider. Des déclarations telles que «J`espère que vous pouvez arbitrer notre conflit afin que nous puissions reprendre une relation de travail positive» ou «S`il vous plaît aider à mettre fin au harcèlement pour que je puisse à nouveau plaisir à travailler dans un environnement professionnel sûr," aider l`ombudsman élaborer des objectifs et une approche à votre plainte.
Terminer avec une clôture formelle respectueuse comme «cordialement», «sincèrement» ou «respectueusement». Inscrivez votre nom ci-dessous et taper ou imprimer votre nom ci-dessous votre signature pour plus de clarté.
