Comment écrire minutes pour une conférence téléphonique

De nombreux services de conférence téléphonique vous permettent d`enregistrer les appels. Si vous enregistrez, vous devez alerter tous les participants que l`appel est enregistré au début de l`appel. Avoir un enregistrement de l`appel vous permet de revenir en arrière et revoir l`appel autant de fois que vous avez besoin, en vous assurant de ne pas manquer des détails importants. Les méthodes auxquelles vous pouvez enregistrer l`appel varient selon le fournisseur. Demander des instructions pour l`enregistrement des conférences téléphoniques de votre fournisseur.

Prenez note de qui est sur la conférence téléphonique lorsque l`appel commence. Faites attention à ce qui dit pendant l`appel et attribuer des déclarations importantes à la personne qui les a faites dans vos notes. Gardez une trace de toutes les tâches ou projets particuliers assument la responsabilité lors de l`appel et prendre note de qui a cette cession. Si discuté, également prendre des notes sur ce que chaque mission comporte.

Gardez une trace de chaque sujet différent de la conversation, ainsi que les sous-thèmes au sein de chacun. S`il y a un programme d`appel, notez les sujets ont été couverts et ce qui a été discuté. L`ordre du jour peut servir une ébauche pour vos notes. Prenez note de toute mise à jour, des nouvelles, des solutions et des idées présentées lors de l`appel. la conversation naturelle peut sauter autour un peu, mais en essayant de formater les notes dans l`ordre par le sujet sera utile pour ceux qui les examiner.

Vos notes originales susceptibles semblent brouillées après avoir terminé l`appel. Organiser les notes en sections relatives aux différents sujets abordés dans l`appel. Identifier qui parlait lors du reformatage vos notes. Vous pouvez également inclure un bref résumé mettant en évidence ce qui a été accompli ou décidé au cours de l`appel, ou les principaux points de discussion. Intégrer ce résumé au début du document. Vous pouvez également créer une autre section énumérant les tâches ont été attribuées lors de l`appel et qui est responsable pour eux. Cela permet à des hauts fonctionnaires une référence rapide pour ce qui est arrivé lors de l`appel, sans avoir à lire les notes détaillées.