Un bon message standard automatique peut grandement améliorer l`image de votre entreprise. Prenez le temps de recherche des messages efficaces avant d`enregistrer un message d`accueil. Les clients appeler votre entreprise pour une variété de raisons et devraient avoir un temps facile d`accéder à la personne ou le service dont ils ont besoin de parler à. Évitez d`utiliser le message d`accueil par défaut qui est livré avec votre service téléphonique, comme il est générique et hostile. Utilisez votre voix ou la voix d`un employé agréable pour changer votre standard automatique salutation à un message captivant.
Ecrire un script pour votre message de standard automatique. Si vous avez des messages séparés pour après les heures ou les sous-menus, créer un petit script pour chacun de ces messages. Pratiquez le message d`accueil pour assurer que cela semble naturel et vient à travers un ton professionnel.
Appelez le numéro que vous utilisez pour vérifier votre boîte de messagerie vocale ou le numéro attribué à votre entreprise pour configurer votre message d`accueil. Si vos messages vocaux sont sur un système partagé, comme dans un immeuble avec des suites exécutives partageant système téléphonique, vous aurez probablement un numéro distinct à composer pour configurer votre téléphone salutation. Demandez ce numéro à votre administrateur de bureau si vous ne recevez pas cette information lorsque vous avez emménagé.
Entrez votre mot de passe de messagerie vocale pour accéder au menu système. Il vous sera présenté avec une série d`options. Appuyez sur la touche correspondant à l`option d`écouter votre message d`accueil. Après les jeux de voeux, vous sera présenté avec la possibilité de ré-enregistrer votre message d`accueil. Appuyez sur la touche associée à re-enregistrement de votre message.
Parlez à votre salutation répété dans le téléphone haut et fort. Lorsque vous avez terminé, écouter le message d`accueil pour assurer il semble que vous attendiez. Vous pouvez ré-enregistrer le message jusqu`à ce que vous êtes satisfait. Suivez les instructions pour changer de sous-menus une fois que vous avez terminé le message d`accueil principal. Certains systèmes exigent que vous appuyez sur la touche numérique pour enregistrer les modifications apportées à vos salutations. Avant de quitter un menu, assurer que toutes les modifications sont enregistrées.
Conseils & Avertissements
- De nombreux fournisseurs de messagerie vocale et de services de téléphone offrent des messages personnalisés de standard automatique pour les clients qui préfèrent une voix off professionnel. Ces messages personnalisés peuvent sembler un ordinateur ou d`une personne, mais tout prix une taxe supplémentaire à mettre en place.
