Il est sage d`enregistrer un message d`accueil hors du bureau sur votre messagerie vocale de bureau si vous allez être absent pendant une longue période de temps. Un hors du bureau accueil est une manière professionnelle pour aider à gérer les attentes du moment où vous retournerez leurs appels de vos clients et collègues ». Sans l`un, ils pourraient croire que vous ignorer leurs appels et qui peut avoir un impact négatif sur votre entreprise et sa réputation professionnelle.
Écrivez votre message. Le message réel que vous quittez est à vous- mais il devrait inclure votre nom, les dates que vous serez hors du bureau et ce que les appelants peuvent faire si elles ont besoin d`aide immédiate. Il est également judicieux de définir une attente quand vous retournerez appels. Votre message devrait ressembler à ceci:
"Bonjour, vous avez atteint le bureau de (votre nom). Je serai hors du bureau (date) à (date) et ne sera pas la vérification des messages vocaux. Je reviendrai tous les messages une fois que je retourne au bureau le (date). Si vous avez besoin d`aide immédiate, s`il vous plaît contacter (nom et les coordonnées d`un collègue). Je vous remercie."
Pratiquez votre message d`accueil. Une bonne règle de base est de le lire à haute voix au moins trois fois de sorte que vous vous sentirez à l`aise l`enregistrer dans votre système de messagerie vocale. Vous remarquerez peut-être des erreurs de grammaire ou d`autres lors de la lecture à haute voix que vous ne surprenez sur le papier.
Enregistrez votre message d`accueil. Reportez-vous aux instructions spécifiques pour le système de messagerie vocale de votre entreprise pour comprendre le processus. Écouter à votre enregistrement pour vous assurer que vous parlez clairement et inclure toutes les informations contenues dans votre message d`accueil. Enregistrez votre message d`accueil jusqu`à ce que vous êtes satisfait.
Conseils & Avertissements
- Certains systèmes de messagerie vocale permettent différentes salutations vocales pour différents types d`appels. Par exemple, vous pouvez enregistrer un message d`accueil pour le client et un autre message pour les collègues. Reportez-vous aux instructions de votre système de messagerie vocale pour savoir si cela est possible avec votre système particulier. Si oui, messages projet hors du bureau pour chacun.
- Lorsque vous revenez au bureau après votre absence, ne pas oublier de ré-enregistrer votre message sortant - en conservant une salutation out-of-office après la date de votre retour sonne aussi peu professionnelle.
