Comment écrire une lettre à un doyen

Avant de commencer à écrire votre lettre, prenez le temps de bien identifier ce qu`il est que vous voulez dire. Le doyen d`une école de collège ou diplômé peut avoir des milliers d`étudiants de surveiller, ainsi que la faculté de gérer, un conseil d`apaiser, d`autres employés pour évaluer et budgets pour équilibrer. Si vous n`êtes pas sûr de ce que vous voulez demander, ou même si le doyen est la meilleure personne pour demander, arrêter et réévaluer. Une fois que votre objectif est clair et vous savez le doyen est la meilleure personne pour aborder avec elle, vous êtes dans une bonne position pour commencer.

Si vous choisissez d`écrire une lettre de papier ou d`envoyer un e-mail, vous devez formater votre lettre correctement. Si vous n`êtes pas sûr de la façon de saluer le doyen par écrit, vérifier l`orthographe de son nom et s`il utilise un titre tel que "Dr." Dans de nombreux cas, d`adresser votre lettre "Cher Dean Jones" ou "Cher Dr Jones" suffit, mais vous voulez être certain que votre première impression est la meilleure. Vous devriez être en mesure de localiser le titre, l`orthographe correcte et les coordonnées du doyen sur le site Web de votre école, mais vous pouvez également appeler le bureau du doyen directement à vérifier. Si vous écrivez une lettre sur papier, y compris la mise en forme correcte pour l`adresse et la date en haut. La plupart des programmes de traitement de texte auront un modèle pour cela.

Communiquer clairement votre objectif. Un doyen ne peut avoir quelques minutes pour lire des lettres ou des courriels, afin de lui dire ce dont vous avez besoin à l`avant. Identifiez-vous et ce que votre relation est à l`école. Si vous discutez un problème, indiquer immédiatement. Par exemple, "Je vous écris pour demander un congé pour un semestre en raison d`une urgence familiale," ou "L`absence d`une politique à la liste publique des allergènes communs présents dans la cuisine de la salle à manger de la salle m`a fait souffrir une réaction indésirable." Après votre identification et déclaration d`intention, fournir des renseignements à l`appui que vous souhaitez partager, mais garder concis et factuel. Rendre facile pour le doyen de comprendre le raisonnement derrière votre demande.

Une fois que vous avez terminé avec le corps de votre lettre, à proximité d`une manière appropriée. Closings tels que "Cordialement" ou "Avec respect" montrent que vous appréciez le temps le doyen a passé sur votre question. Exécuter une vérification orthographique et de grammaire sur votre lettre ou un courriel. Lorsque vous vous sentez confiant que votre lettre répond à vos objectifs, le signer et de fournir le doyen avec toutes vos meilleures informations de contact, y compris le téléphone, le courrier électronique et l`adresse postale afin qu`elle puisse vous répondre directement.