Comment écrire une lettre officielle

Lettre Format

• Affaires et des lettres formelles ont un format distinct que vous devez suivre. Les parties d`une lettre comprennent:

• L`adresse de l`expéditeur - En haut à gauche de la page.
• Date - Sous l`adresse de l`expéditeur
• Adresse du destinataire - Situé à deux espaces sous la date
• Salutation - Le message d`accueil au destinataire, par exemple, "Cher Monsieur" ou "Monsieur Jones"
• Corps - Le principal nœud de la lettre qui explique le but
• Clôture - termine la lettre
• Boîtier (s) - Applicable si quelque chose supplémentaire est dans l`enveloppe (par exemple, CV) (si le bénéficiaire demande que la lettre est envoyée par e-mail, l`utiliser pour noter les pièces jointes)
• les initiales de dactylographe - La plupart des gens taper leurs propres lettres, mais si un types d`assistants administratifs lui, les initiales de la dactylo suivront les initiales de l`expéditeur. Par exemple, si Michael Jones est l`expéditeur, mais la lettre est tapée par Agatha Smith, les initiales seraient apparaissent comme MJ / AS.

Police et mise en page

• Tapez les lettres dans une police qui est facile à lire comme une police serif comme Times Roman, 12 pt. Taille. Utilisez des espaces simples comme l`espacement des lignes standard dans tous les formats avec des espaces entre les paragraphes doubles.

  
  
  
  
  

  Différents types de mises en page sont utilisés pour des lettres officielles:

  Bloquer Format -- Ceci est le format le plus commun de mise en page. Dans le format de bloc, l`ensemble du texte est justifié à gauche avec un seul espace entre les lignes, à double interligne entre les paragraphes.
  Modifié Bloc Format -- Ceci est un format tout aussi commun. Le format est le même que le format de bloc, sauf que la date et la fermeture sont positionnés à droite du centre plutôt que justifié à gauche.
  Semi-Block Format -- Ce format est pas aussi commun. Il reflète le format de bloc modifié sauf que chaque paragraphe est en retrait.

Langue et Tone

• Il est essentiel d`utiliser une grammaire correcte lors de l`écriture d`une lettre officielle. Bien que les abréviations et la langue informelle (par exemple, "u" à la place de "toi") Sont communs dans la vie quotidienne, ce type de langage est inacceptable dans une lettre officielle ou d`affaires. Les modèles sont disponibles pour donner des exemples appropriés pour les lettres d`affaires.

  Le ton d`une lettre d`affaires devrait être objective et écrite à la première personne. Soyez concis et clair quand communiquer des informations importantes afin que le sens et le but de la lettre est claire.

Longueur et détaillée

• La longueur d`une lettre d`affaires dépend de la profondeur du sujet en cours de discussion. En général, la longueur maximale de la lettre ne devrait pas être plus d`une page, sauf si aucune information spécifique n`a été demandée. Si une grande partie de l`information est communiquée, utiliser la moitié d`une seconde page.

  Des lettres officielles devraient être spécifiques dans leur but, en précisant que les faits les plus importants dans un langage clair et concis. Évitez l`utilisation excessive d`adjectifs et d`utiliser des mots inutiles.