Comment prendre des messages pour un patron

Demandez à l`appelant s`il aimerait laisser un message. Si la réponse est «non», prendre un moment pour encourager un message. Dites-lui que votre patron sera en réunion toute la journée, donc le rappel peut ne pas être la meilleure option.

Demandez à l`appelant de donner un message détaillé. Certains appelants répondront avec, "ont-lui de me rappeler." Malheureusement, votre patron ne peut pas se contenter d`un tel message vague. Dans ce cas, réponds avec, "Bien sûr. Que puis-je lui dire c`est au sujet?"

Demander un nom complet de l`appelant. Les prénoms peuvent causer de la confusion pour votre patron. Il suffit de demander: «Puis-je avoir votre nom complet?" lors de la prise sur le message.

Demandez le numéro de téléphone de l`appelant. Bien que cela puisse sembler évident, il est facile d`oublier le nombre lorsqu`elle se concentre sur d`autres aspects de l`appel. Si l`appelant souhaite être contacté par e-mail, écrire cela aussi bien.

Notez toutes ces informations sur papier brouillon que vous posez les questions. Notez la date et l`heure de l`appel ainsi.

Organisez vos notes pour l`appel sur un petit bout de papier. Chaque message doit remplir un seul morceau de papier. Évitez d`écrire plus d`un message sur chaque feuillet.

Notez la date et l`heure de l`appel, suivi par le prénom et le nom de l`appelant au-dessus du papier. Si elle a également donné son poste ou de la relation à votre patron, comme un comptable ou d`un fournisseur, écrire ce ici aussi.

Résumer le but de l`appel en une courte phrase. Notez ce sous le nom de l`appelant. Soyez bref et précis que votre patron n`a pas à se demander ce qu`il en est.

Ecrire le numéro de téléphone de l`appelant au bas du message.

Ecrire «URGENT» en lettres majuscules dans le coin en haut à droite de la note si l`appel était très important. La plupart des messages téléphoniques ne tombent pas dans cette catégorie. Les messages urgents se réfèrent à des situations d`urgence de la famille ou des problèmes commerciaux qui pourraient avoir un grand effet négatif sur la société.

Relais des messages à votre patron dès qu`il est disponible. Comme vous le remettez chaque message, lire à haute voix. De cette façon, il n`y a aucune chance qu`il va manquer un message important.